Dwa auta w jednoosobowej firmie - fiskus stawia warunki. Kiedy odliczysz VAT i wrzucisz koszty?

Jeden przedsiębiorca, a w garażu dwa firmowe auta. Brzmi jak zabawa w kotka i myszkę z urzędem skarbowym, ale nie musi tak być. Fiskus dopuszcza rozliczanie dwóch samochodów w jednoosobowej działalności - pod warunkiem, że potrafisz wykazać, po co ci oba w firmie. Ostatnie interpretacje Krajowej Informacji Skarbowej idą tu w stronę podatnika, choć diabeł jak zwykle tkwi w szczegółach.

Kluczowe zdanie: przepisy nie ograniczają liczby pojazdów, jakie może mieć jednoosobowa firma. Liczy się związek z przychodem, a nie to, ile masz kluczyków.

Dwa auta w jednoosobowej firmie - czego wymaga fiskus?

Podstawą jest tzw. gospodarcze uzasadnienie. Musisz umieć pokazać, że drugi samochód realnie służy działalności, a nie stoi pod domem dla wygody rodziny. Przykłady, które skarbówka akceptuje bez większych problemów: jedno auto dostawcze do towaru i drugie osobowe do spotkań z klientami. Albo pojazd na dłuższe trasy i mały miejski do dojazdów po mieście.

Gorzej, gdy oba auta są bliźniaczo podobne i nie widać podziału ról. Wtedy urzędnik może zapytać wprost: do czego potrzebny jest drugi identyczny samochód, skoro jeździsz sam? Odpowiedź "na wszelki wypadek" nie wystarczy.

VAT: 50 czy 100 procent?

Tu zaczyna się najważniejsza matematyka. Domyślnie od samochodu osobowego używanego w firmie odliczysz 50 proc. VAT - zarówno od zakupu, jak i od paliwa oraz serwisu. To wariant "użytku mieszanego", czyli auto może służyć też prywatnie.

Pełne 100 proc. VAT wchodzi w grę tylko wtedy, gdy zgłosisz pojazd jako wykorzystywany wyłącznie do działalności. To oznacza trzy obowiązki naraz: złożenie druku VAT-26 w urzędzie, prowadzenie szczegółowej ewidencji przebiegu (kilometrówki VAT) i ustalenie regulaminu użytkowania, który wyklucza jazdy prywatne. Przy dwóch autach każde rozliczasz osobno. Możesz mieć jedno na 100 proc., a drugie na 50 proc. - byle konsekwentnie.

Koszty w PIT - amortyzacja i limity

W podatku dochodowym oba auta mogą być kosztem, ale obowiązują limity. Odpisy amortyzacyjne dla samochodu osobowego liczysz do wartości 150 tys. zł, a dla elektryka do 225 tys. zł. Nadwyżka ponad te progi z kosztów wypada.

Do tego dochodzi zasada 75 proc. Jeśli auto służy również prywatnie, do kosztów uzyskania przychodu zaliczysz tylko 75 proc. wydatków eksploatacyjnych - paliwa, opon, przeglądów. Pełne 100 proc. kosztów zostawiono dla pojazdów rozliczanych wyłącznie firmowo, z pełną ewidencją. Widać więc, że fiskus premiuje tych, którzy prowadzą papiery uczciwie.

Na czym najłatwiej się przejechać?

Największa wpadka to brak dokumentacji. Kilometrówka VAT musi zawierać datę, cel wyjazdu, trasę i liczbę przejechanych kilometrów - dla każdego auta z osobna. Jeden nieuzupełniony miesiąc potrafi podważyć całe pełne odliczenie za dany okres.

Druga pułapka to sprzedaż. Jeśli auto było w firmie, jego zbycie w ciągu sześciu lat od wycofania z działalności rodzi przychód z działalności gospodarczej. Trzeba to rozliczyć, nawet gdy auto od dawna wozi tylko dzieci do szkoły.

Trzecia rzecz: leasing. Przy dwóch leasingowanych autach limit 150 tys. zł stosuje się do każdej umowy osobno, ale zasada 75 proc. kosztów paliwa i tak obowiązuje, jeśli nie zgłosisz pojazdu na wyłączny użytek firmowy.

Kiedy dwa auta naprawdę się opłacają?

Rachunek jest prosty. Jeśli faktycznie robisz duże przebiegi, obsługujesz klientów w terenie i wozisz towar, dwa pojazdy w kosztach zmniejszą podatek i pozwolą odliczyć VAT od paliwa oraz napraw. Przy niewielkiej, biurowej działalności drugie auto szybko stanie się problemem podczas kontroli.

Zanim wrzucisz drugi samochód do firmy, policz spodziewane koszty, sprawdź, czy udźwigniesz kilometrówkę, i - w razie wątpliwości - wystąp o indywidualną interpretację. To kilkadziesiąt złotych, a chroni przed sporem, który może kosztować znacznie więcej.