Jak zgłosić sprzedaż samochodu – terminy, procedury, skutki braku zgłoszenia

Gdy podpisujesz umowę sprzedaży samochodu, zaczyna się wyścig o czas i… spokój ducha. Od 2024 roku obowiązujące w Polsce przepisy wydłużyły termin zgłoszenia sprzedaży auta do 30 dni, ale pozorny komfort nie zawsze przekłada się na bezpieczeństwo. Wystarczy jeden błąd, by po roku dostać niechciany mandat – już nie dla siebie, a za „nieswoje” auto. Sprawdź, co naprawdę kryje się za nowelizacją i jak nie dać się złapać w urzędnicze sidła.

Zacznijmy od początku: od stycznia 2024 roku polskie prawo nakłada na obie strony transakcji – zarówno sprzedającego, jak i kupującego – obowiązek zgłoszenia sprzedaży lub nabycia auta w ciągu 30 dni od zawarcia umowy. Zmiana ta, wynikająca z nowelizacji ustawy Prawo o ruchu drogowym, miała ucywilizować rynek i ukrócić patologie związane z brakiem aktualnych danych w państwowej bazie pojazdów. Według Ministerstwa Cyfryzacji, przed 2024 rokiem spora część samochodów funkcjonowała w statystykach jak „martwe dusze” – formalnie posiadały właściciela, który od lat nie miał już z nimi nic wspólnego.
Od nowego roku nie istnieje już samo „zgłoszenie nabycia” – kupujący musi po prostu zarejestrować pojazd na siebie, a sprzedający nie może zapomnieć o obowiązku powiadomienia urzędu o zbyciu auta.

Co to oznacza w praktyce? Po podpisaniu umowy nie wystarczy ją schować do szuflady. Czas płynie szybciej niż się wydaje – gdy przekroczysz 30 dni, starosta może nałożyć na Ciebie grzywnę nawet do 1000 zł. Jak relacjonują pracownicy urzędów w branżowych mediach, najczęstszym powodem wizyty byłych właścicieli aut są… mandaty lub wezwania do zapłaty zaległej składki OC, które otrzymali już po faktycznej sprzedaży pojazdu. W świecie cyfrowym papier nie chroni tak skutecznie, jak mogłoby się wydawać.
Zresztą rzecznik prasowy Ministerstwa Infrastruktury, cytowany przez portal infocar.com.pl, ostrzegał już na początku 2025 roku: „Przekroczenie terminu 30 dni na zgłoszenie skutkuje wszczęciem postępowania administracyjnego i możliwością nałożenia kary”. Warto to podkreślić – nieaktualny wpis w bazie CEPiK to najprostsza droga do dalszych problemów z prawem.

Obie strony transakcji mają do wykonania inne zadania, ale obie narażone są na podobne konsekwencje zaniedbania. Sprzedający musi zgłosić zbycie auta, kupujący – zarejestrować pojazd na siebie w tym samym terminie. Jeśli stara umowa leży w szufladzie, a Ty nie zgłosiłeś sprzedaży, dla urzędu (i policji oraz ubezpieczyciela) wciąż jesteś właścicielem. Skutek? To Ty odbierasz korespondencję z mandatem z fotoradaru albo windykację za nieopłaconą polisę OC.

Masz do wyboru trzy drogi – każda z nich może być tą właściwą, jeśli skrupulatnie podejdziesz do formalności. Najszybciej: online, przez platformę ePUAP lub gov.pl. Wymagane są cyfrowe skany umowy sprzedaży, numer VIN auta i Twój dowód osobisty w wersji elektronicznej. W urzędzie komunikacji załatwisz to osobiście – zabierz ze sobą papierową umowę i dokument tożsamości. Jest też (nadal) opcja poczty tradycyjnej – wysyłasz wniosek na adres właściwego urzędu, zachowując potwierdzenie nadania. W przypadku firm dołącza się także odpis z KRS.
Większość wydziałów komunikacji umożliwia pobranie wzoru potrzebnego formularza na swoich stronach internetowych lub na portalu gov.pl. Czasem wydaje się, że to formalność, którą można odłożyć – ale system nie wybacza opóźnień.

Masz jeszcze jedną, kluczową sprawę: powiadomienie ubezpieczyciela o sprzedaży pojazdu. Na tę czynność masz 14 dni od podpisania umowy. Przeoczenie tego terminu może wydłużyć obowiązek opłacania składki OC i rodzić dodatkowe koszty. To również ważne dla kupującego, bo zmiana właściciela nie zawsze oznacza automatyczne „przepisanie” polisy. Często pojawia się fikcja przekonań: „skoro mam umowę, sprawa jest zamknięta”. Otóż nie – ubezpieczyciel chce widzieć na piśmie, że pojazd zmienił właściciela.

Wyobraź sobie, że po dwóch latach od sprzedaży auta dostajesz list z mandatem z fotoradaru, bo nowy właściciel nie zarejestrował go na siebie. Znamy wiele takich historii, które spędzają sen z powiek byłym właścicielom. Urzędnicy przyznają w branżowych raportach, że często drzwi urzędu otwierają ludzie, którzy myśleli, że umowa kupna-sprzedaży to wystarczający „dowód” dla urzędów. A potem okazuje się, że za każde przewinienie nowego właściciela dalej odpowiadają oni – i to nie tylko na papierze, lecz także portfelem. Najlepsza rada? Zgłaszać wszystko jak najszybciej, robić kopie dokumentów i archiwizować potwierdzenia zgłoszenia – także te w skrzynce mailowej czy ePUAP.

Według najnowszych danych Ministerstwa Cyfryzacji, w ciągu całego 2024 roku zgłoszono elektronicznie ponad 2,1 miliona transakcji dot. sprzedaży samochodów – aż o 48% więcej niż rok wcześniej. Są to liczby, które nie pozostawiają złudzeń: cyfryzacja oswaja Polaków z koniecznością realizowania urzędowych obowiązków online. Ale to nie wszystko – warszawski magistrat odnotował ponad 23 tysiące przypadków nałożonych grzywien za niedopełnienie obowiązku zgłoszenia zbycia pojazdu w 2024 roku. To nie jest margines, ale realne narzędzie dyscyplinujące rynek.
Przepisy zmniejszyły liczbę konfliktów wokół mandatów „po sprzedaży” i ułatwiły walkę z tzw. martwymi duszami w rejestrze CEPiK. Choć nie ma jeszcze pełnych danych z 2025 roku, urzędnicy już teraz potwierdzają spadek liczby sporów o stare mandaty.

Niedopełnienie formalności w teorii brzmi niewinnie, ale w praktyce potrafi zrujnować plany – i budżet – na lata. Dr Marek Wierzchołowski, specjalista prawa motoryzacyjnego cytowany przez „Rzeczpospolitą”, ostrzega: „Niedopełnienie formalności może spowodować poważne komplikacje prawne, szczególnie jeśli nowy właściciel nie opłaca składki OC lub popełni wykroczenie.”. Podobną opinię przedstawia adwokat Paulina Król-Rogala w wypowiedzi dla „Dziennika Gazety Prawnej”: „Bez zgłoszenia sprzedaży nawet po latach urząd traktuje byłego właściciela jako odpowiedzialnego wobec prawa.”.
Ekspert PZU dla portalu Helpfind.pl dodaje: „W interesie sprzedającego jest zgłosić zbycie jak najszybciej – do momentu aktualizacji danych w CEPiK to on formalnie odpowiada za pojazd”.

Warto to rozważyć z różnych perspektyw. Po stronie plusów: wyższa transparentność rynku wtórnego, mniej niejasnych przypadków związanych z własnością pojazdu, a więc i mniej nadużyć czy pomyłek przy mandatowaniu na podstawie zdjęć z fotoradaru. Zmizerniała liczba „martwych dusz” w CEPiK to także łatwiejsza egzekucja OC oraz skuteczniejsze przeciwdziałanie kradzieżom tożsamości poprzez dokładniejszą ewidencję.
Ale minusy? Przede wszystkim dla osób starszych i wykluczonych cyfrowo, dla których internetowe systemy i cyfrowe formularze to czasem próg nie do przeskoczenia. Jak podkreśla rzecznik Konsumentów w badaniach z 2024 roku, „nowe cyfrowe obowiązki potrafią wykluczyć część obywateli z rynku”, a dealerzy samochodów wskazują, że opóźnienia w aktualizacji CEPiK bywają wciąż zaskakująco częste.

• Zgłoś transakcję od razu po podpisaniu umowy – najlepiej przez internet, ale równie skutecznie w urzędzie lub pocztą. Zachowaj potwierdzenia.
• Nie zapomnij o powiadomieniu ubezpieczyciela – masz na to 14 dni, a każde opóźnienie może kosztować składką za cudze auto.
• Kopiuj, archiwizuj i przechowuj umowy oraz wnioski – cyfrowo i w tradycyjnej teczce.
• Nie wierz, że umowa to koniec – dla urzędu do momentu zgłoszenia jesteś właścicielem, nawet po latach.
• W razie problemów nie wahaj się pytać w wydziale komunikacji – urzędnicy naprawdę wolą zapobiegać, niż potem tropić „martwego właściciela”.

Sprzedaż samochodu? Od 2024 roku to nie tylko szybka transakcja i święty spokój. To system małych pułapek, które łatwo ominiesz, jeśli naprawdę zrozumiesz nowy ład urzędowych procedur.